Ταξινόμηση και Φίλτρα

Όταν εργαζόμαστε με δεδομένα σε ένα υπολογιστικό φύλλο, μας είναι χρήσιμο να μπορούμε να αναδιατάσσουμε και να οργανώσουμε τα δεδομένα για καλύτερη προβολή και εύρεση. Επιπλέον θέλουμε πολλές φορές να θέσουμε απλές ερωτήσεις για να εξαγάγουμε χρήσιμες πληροφορίες από τα δεδομένα μας. Όλα τα παραπάνω γίνονται εύκολα στο Calc με τα εργαλεία ταξινόμησης και φιλτραρίσματος. Η λειτουργίες αυτές είναι προσβάσιμες άμεσα στα από τα σχετικά κουμπιά της βασικής εργαλειοθήκης:

Ταξινόμηση

Η ταξινόμηση μέσα στο Calc οργανώνει τα κελιά σε ένα υπολογιστικό φύλλο χρησιμοποιώντας τα κριτήρια ταξινόμησης που καθορίζετε. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν αρκετά κριτήρια και κάθε ένα από αυτά να εφαρμοστεί διαδοχικά. Η ταξινόμηση είναι χρήσιμη όταν προσθέτετε νέες πληροφορίες σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Όταν ένα υπολογιστικό φύλλο είναι μεγάλο, είναι συνήθως πιο εύκολο να προσθέσετε νέες πληροφορίες στο κάτω μέρος του φύλλου αντί να προσθέσετε γραμμές στη σωστή θέση τους ενδιάμεσα. Αφού προσθέσετε τις πληροφορίες, μπορείτε μετά να ταξινομήσετε τις εγγραφές ώστε να ενημερώσετε το υπολογιστικό φύλλο.

Γρήγορη αύξουσα ταξινόμηση

Για να ταξινομήσετε γρήγορα μια στήλη με αύξουσα σειρά,

1. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί μέσα στη στήλη

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Αύξουσα Ταξινόμηση .

Γρήγορη φθίνουσα ταξινόμηση

Επαναλάβετε τα προηγούμενα βήματα χρησιμοποιώντας το κουμπί Φθίνουσα ταξινόμηση .

Πως λειτουργεί η γρήγορη ταξινόμηση

Στη γρήγορη ταξινόμηση το Calc αυτόματα:

1. ανακαλύπτει τα δεδομένα που πρέπει να ταξινομηθούν
2. αναγνωρίζει την πρώτη σειρά ως γραμμή κεφαλίδας και δεν την περιλαμβάνει στην ταξινόμηση
3. επεκτείνει την ταξινόμηση στις υπόλοιπες στήλες

Επομένως, για να χρησιμοποιήσετε αυτή τη λειτουργία, τα δεδομένα σας πρέπει να είναι σε μορφή πίνακα με την πρώτη σειρά ως κεφαλίδα και χωρίς κενές γραμμές.

Το παράθυρο Ταξινόμηση

Για πιο προχωρημένη ταξινόμηση πρέπει να χρησιμοποιήσετε την εντολή Ταξινόμηση που ανοίγει το παράθυρο Ταξινόμηση. Στο παράθυρο αυτό μπορείτε να ορίσετε πολλαπλά επίπεδα ταξινόμησης μαζί με άλλες επιλογές. Για παράδειγμα, μπορούμε να ορίσουμε ταξινόμηση με βάση το Επίθετο, το Όνομα και τέλος τη Χώρα.

Προαιρετικά μπορούμε να ορίσουμε κάποιες επιλογές ταξινόμησης στην καρτέλα Επιλογές. Σημειώστε ότι επιλογή "Η περιοχή περιέχει ετικέτες στηλών" είναι προεπιλεγμένη. Αυτό σημαίνει ότι η πρώτη γραμμή περιέχει κεφαλίδες (ή ετικέτες) των στηλών και δεν θα πρέπει να συμπεριληφθούν στην ταξινόμηση.

Φιλτράρισμα

Όταν ένα φύλλο περιέχει μεγάλο όγκο δεδομένων, μπορεί να είναι δύσκολο να βρείτε γρήγορα πληροφορίες. Σε αυτή την περίπτωση, τα φίλτρα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να περιορίσουν τα δεδομένα επιτρέποντάς σας να δείτε μόνο τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Με άλλα λόγια, τα φίλτρα σας βοηθούν να κάνετε ερωτήσεις στα δεδομένα σας και να ανακτήσετε χρήσιμες πληροφορίες.

Το Calc παρέχει τρεις τύπους φίλτρων:

• Τυπικό - καθορίζει τις λογικές συνθήκες φιλτραρίσματος των δεδομένων σας.
• Αυτόματο φίλτρο - Αυτόματα φιλτράρει την επιλεγμένη περιοχή κελιών και δημιουργεί πλαίσια λίστας, όπου μπορείτε να επιλέξετε τα στοιχεία που θέλετε να εμφανίζονται.
• Προχωρημένο - χρησιμοποιεί κριτήρια φίλτρου που ορίζονται σε κελιά του υπολογιστικού φύλλου.

Αυτόματο φίλτρο

Ο ευκολότερος τρόπος εφαρμογής φίλτρων είναι με την εντολή Αυτόματο φίλτρο. Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν την εντολή, τα δεδομένα σας πρέπει να είναι οργανωμένα σε μορφή πίνακα που σημαίνει ότι πληρούν τα ακόλουθα κριτήρια:

• Η πρώτη σειρά περιέχει κεφαλίδες (ή ετικέτες) στηλών. Οι κεφαλίδες περιγράφουν τα περιεχόμενα της στήλης (για παράδειγμα όνομα, ηλικία, προϊόν)
• Κάθε σειρά μετά την πρώτη περιέχει μόνο δεδομένα. Κάθε σειρά δεδομένων αντιπροσωπεύει μια εγγραφή στον πίνακα δεδομένων σας.
• Όλες οι εγγραφές πρέπει να είναι σε σειρά χωρίς κενές εγγραφές μεταξύ τους.

Δημιουργία αυτόματου φίλτρου

Για να δημιουργήσετε ένα Αυτόματο φίλτρο, απλά κάντε κλικ στο κουμπί Αυτόματου Φίλτρου . Στο κελί με  το όνομα κάθε στήλης θα εμφανιστεί ένα βέλος.

Εφαρμογή φίλτρου

Για να εφαρμόσετε ένα φίλτρο σε μια στήλη, κάντε κλικ στο βέλος της στήλης για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο παράθυρο του φίλτρου. Σε αυτό το παράθυρο μπορείτε να ορίσετε τα κριτήρια φίλτρου. Για παράδειγμα, για να εμφανίσουμε μόνο τις γυναίκες στο πίνακά μας καταργούμε τις άλλες τιμές ώστε να μείνει μόνο η τιμή Female.

Αφού εφαρμόσουμε ένα φίλτρο, τα δεδομένα στο φύλλο μας ενημερώνονται και το βέλος με το αναπτυσσόμενο φίλτρο επισημαίνεται με χρώμα για να δηλώσει την ύπαρξη του φίλτρου.

Μπορούμε να εφαρμόσουμε περισσότερα φίλτρα με τον ίδιο τρόπο. Για παράδειγμα, για να δείτε μόνο τις γυναίκες από την Ελλάδα προσθέτουμε ένα άλλο φίλτρο στη στήλη Χώρα. Κάντε κλικ στην επιλογή "Όλα" για να καταργήσετε όλες τις τιμές και μετά επιλέξτε μόνο τη χώρα Ελλάδα (Greece).

Τώρα το δεύτερο φίλτρο ισχύει σε συνδυασμό με το πρώτο.

Τυπικό φίλτρο

Για πιο προηγμένα φίλτρα, κάντε κλικ στην επιλογή Τυπικό φίλτρο στο αναπτυσσόμενο μενού Φίλτρο μιας στήλης.

Το παράθυρο Τυπικό φίλτρο εμφανίζει τα υπάρχοντα φίλτρα και μας επιτρέπει να ορίσουμε νέα προσαρμοσμένα φίλτρα. Για παράδειγμα, μπορούμε να ορίσουμε ένα φίλτρο για να εμφανίζονται μόνο άτομα ηλικίας μικρότερα των 40 ετών.

Για να δημιουργήσετε ένα τυπικό φίλτρο γενικά, καθορίζετε τα εξής:

• Τελεστής. Μπορεί να είναι το λογικό AND ή λογικό OR.
• Όνομα πεδίου. Αυτό είναι το όνομα της στήλης που θα εφαρμοστεί το φίλτρο
• Συνθήκη. Μια λογική συνθήκη (ισότητα, μεγαλύτερη, μικρότερη)
• Τιμή. Η τιμή του φίλτρου.

Αφαίρεση φίλτρου

Για να αφαιρέσετε ένα φίλτρο, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος και ενεργοποιήστε την επιλογή "Όλα".

Κατάργηση Αυτόματου φίλτρο

Όταν είναι ενεργοποιημένο το Αυτόματο φίλτρο, το κουμπί Αυτόματου φιλτραρίσματος είναι επισημασμένο. Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να καταργήσετε τη λειτουργία αυτόματου φιλτραρίσματος και όλα τα φίλτρα από τα δεδομένα σας.